{"id":64,"date":"2022-04-05T01:05:18","date_gmt":"2022-04-05T01:05:18","guid":{"rendered":"https:\/\/otec.top\/impulsafuturo\/?page_id=64"},"modified":"2023-04-18T04:43:10","modified_gmt":"2023-04-18T04:43:10","slug":"control-de-los-documentos","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/otec.top\/impulsafuturo\/control-de-los-documentos\/","title":{"rendered":"Control de los Documentos."},"content":{"rendered":"\n<p><strong>I.- Objetivo<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Estandarizar la metodolog\u00eda para el control de documentos de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>II.- Alcance<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Este procedimiento aplica a todos los Registros internos y externos necesarios para demostrar el cumplimiento de los requisitos de todas las partes interesadas del OTEC.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>III.- Criterios de Aplicaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li><strong>Disposici\u00f3n:<\/strong> destino de los registros una vez que se cumple el tiempo de retenci\u00f3n establecido por el OTEC considerando la legislaci\u00f3n vigente aplicable.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Documento:<\/strong> informaci\u00f3n y su medio de soporte.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Identificaci\u00f3n: <\/strong>corresponde a como se clasifican y nombran documentos y registros.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Recuperaci\u00f3n<\/strong> proceso mediante el cual se pueden localizar y acceder a los documentos y registros.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Registro: <\/strong>documento que da evidencia que una actividad ha sido realizada.\n<ul>\n<li>NOTA: Por ejemplo, registro de alumnos inscritos, registro de compras efectuadas, entre otros.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-columns is-layout-flex wp-container-4 wp-block-columns-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-column has-subtle-background-background-color has-background is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\">\n<p><strong>ENTRADAS DEL PROCESO<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Requerimientos de:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>NCH2728:2015<\/li>\n\n\n\n<li>Necesidades de informaci\u00f3n de la Organizaci\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-column has-secondary-background-color has-background is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\">\n<p><strong>DESCRIPCI\u00d3N DEL PROCESO<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>a) Aprobar los documentos, para ver si son adecuados antes de su emisi\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los documentos son aprobados al estar publicados y disponibles on line en esta web o en Nube DRIVE, Si son descargados de la intranet (Nube) deben ser firmados por el Representante de la Gerencia.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>El Representante de la Gerencia revisa toda la documentaci\u00f3n del sistema de gesti\u00f3n por lo menos una vez al a\u00f1o. Cualquier miembro de la organizaci\u00f3n puede sugerir la actualizaci\u00f3n o correcci\u00f3n de un documento, si se aprueba, se actualiza el documento en la intranet (Nube) y <em><strong>Lista Maestra de Documentos<\/strong><\/em> y se comunica este cambio a todos los miembros de la organizaci\u00f3n v\u00eda mail.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>c) Asegurar que se han identificado los cambios y el estado de revisi\u00f3n actual de los documentos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los cambios del Manual de la Calidad se identifican en la secci\u00f3n: \u201c<strong>Historia e identificaci\u00f3n de cambios<\/strong>\u201d, al final del documento.<\/li>\n\n\n\n<li>El estado de la revisi\u00f3n de los documentos se se\u00f1ala, con la sigla <strong>VER<\/strong> seguido de dos d\u00edgitos (<strong>00<\/strong>) que se\u00f1alan el correlativo de cambios que se han realizado, donde VER: <strong>01<\/strong> implica la emisi\u00f3n original del documento.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>d) Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Esta plataforma ofrece a los miembros de la organizaci\u00f3n siempre la \u00faltima versi\u00f3n de los documentos y est\u00e1n disponibles para todos los miembros de la organizaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>e) Asegurar que los documentos permanecen legibles y son f\u00e1cilmente identificables.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los documentos est\u00e1n en formato digital, por lo que su lectura es un 100% optima, se identifican por el nombre del documento.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>f) Asegurar que se identifican los documentos de origen externo y que se controla su distribuci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los documentos de origen externo se identifican en esta plataforma, Se\u00f1alados en la secci\u00f3n Documentos Externos, <em><strong>estos documentos no son codificados.<\/strong><\/em> El Representante de la Gerencia revisa las fuentes de estos documentos por lo menos una vez al a\u00f1o para asegurar que se trabaje con documentos vigentes.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>g) Evitar el uso no intencionado de documentos no controlados o anulados, y aplicarles una identificaci\u00f3n adecuada en el caso de que mantengan por cualquier raz\u00f3n.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los documentos que est\u00e1n a disposici\u00f3n de los usuarios del sistema \u00abson controlados y vigentes, su revisi\u00f3n es la que est\u00e1 en circulaci\u00f3n\u00bb. <strong>NO SE MANTIENEN DOCUMENTOS OBSOLETOS.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-column has-accent-background-color has-background is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\">\n<p><strong>SALIDAS DEL PROCESO<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Documentos controlados del sistema de gesti\u00f3n de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>1.- LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS<\/li>\n\n\n\n<li>2.- DOCUMENTOS LEGALES<\/li>\n\n\n\n<li>3.- DOCUMENTOS EXTERNOS<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-media-text alignwide is-stacked-on-mobile\" style=\"grid-template-columns:15% auto\"><figure class=\"wp-block-media-text__media\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"300\" height=\"206\" src=\"https:\/\/otec.top\/impulsafuturo\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Ver-Carpeta.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-451 size-full\"\/><\/figure><div class=\"wp-block-media-text__content\">\n<p><strong><a href=\"https:\/\/drive.google.com\/drive\/folders\/13dmtGx10tqBiMt7pOrzGLws4Nk58xVuN?usp=sharing\">Ver documentos<\/a><\/strong><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<p><strong>IV.- Control de modificaciones<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Versi\u00f3n: 1<\/p>\n\n\n\n<p>Fecha: 00\/00\/2023<\/p>\n\n\n\n<p>Modificaci\u00f3n: Emisi\u00f3n del Documento<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>I.- Objetivo Estandarizar la metodolog\u00eda para el control de documentos de la organizaci\u00f3n. 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