{"id":66,"date":"2022-04-05T01:06:21","date_gmt":"2022-04-05T01:06:21","guid":{"rendered":"https:\/\/otec.top\/impulsafuturo\/?page_id=66"},"modified":"2023-04-18T04:42:22","modified_gmt":"2023-04-18T04:42:22","slug":"control-de-los-registros","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/otec.top\/impulsafuturo\/control-de-los-registros\/","title":{"rendered":"Control de los Registros."},"content":{"rendered":"\n<p><strong>I.- Objetivo<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Establecer un mecanismo para controlar los registros del Sistema de Gesti\u00f3n de la calidad de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>II.- Alcance<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Este procedimiento aplica a todos los documentos internos y externos necesarios para demostrar el cumplimiento de los requisitos de todas las partes interesadas del OTEC.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>III.- Criterios de Aplicaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li><strong>Disposici\u00f3n:<\/strong> destino de los registros una vez que se cumple el tiempo de retenci\u00f3n establecido por el OTEC considerando la legislaci\u00f3n vigente aplicable.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Documento:<\/strong> informaci\u00f3n y su medio de soporte.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Identificaci\u00f3n: <\/strong>corresponde a como se clasifican y nombran documentos y registros.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Recuperaci\u00f3n<\/strong> proceso mediante el cual se pueden localizar y acceder a los documentos y registros.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Registro: <\/strong>documento que da evidencia que una actividad ha sido realizada.\n<ul>\n<li>NOTA: Por ejemplo, registro de alumnos inscritos, registro de compras efectuadas, entre otros.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-columns is-layout-flex wp-container-4 wp-block-columns-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-column has-subtle-background-background-color has-background is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\">\n<p><strong>ENTRADAS DEL PROCESO<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Requerimientos de:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Norma NCh2728:2015<\/li>\n\n\n\n<li>Directriz DA-D45-Versi\u00f3n vigente<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-column has-secondary-background-color has-background is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\">\n<p><strong>DESCRIPCI\u00d3N DEL PROCESO<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><strong>IDENTIFICACI\u00d3N<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los formatos de los registros del sistema de gesti\u00f3n se identifican con su nombre<\/li>\n\n\n\n<li>Los documentos asociados a la prestaci\u00f3n del servicio deben identificarse en la primera p\u00e1gina o al comienzo del registro, con el nombre de la actividad que se define o registra.<\/li>\n\n\n\n<li>Una vez completo un formato, este se convierte en un registro y se identifica digitalmente con el nombre original del registro m\u00e1s cualquiera de estas alternativas:\n<ul>\n<li>las iniciales del funcionario,<\/li>\n\n\n\n<li>del cliente o del curso, seg\u00fan corresponda,<\/li>\n\n\n\n<li>o el a\u00f1o en que se complet\u00f3 el registro.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>En el caso de registros de uso global del OTEC como los registros de Auditor\u00edas internas, No conformidades, Revisi\u00f3n por la Direcci\u00f3n u otros similares se identificar\u00e1n digitalmente con el nombre original del registro m\u00e1s un correlativo y el a\u00f1o de vigencia, de no aplicar se agregar\u00e1 solo el a\u00f1o de vigencia.<\/li>\n\n\n\n<li>La Pol\u00edtica y los Objetivos de la Calidad utilizaran el formato de registros del sistema de gesti\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>ALMACENAMIENTO<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los Registros digitales estar\u00e1n almacenados en esta plataforma ,(WordPress) o en: Nube DropBOX, DRIVE, PENDRIVE, DISCO DURO u otro medio extra\u00edble<\/li>\n\n\n\n<li>Los Registros f\u00edsicos se almacenar\u00e1n en carpetas en la oficina del OTEC ordenados por curso o por cliente seg\u00fan corresponda acompa\u00f1ados de la fecha de origen del registro.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>PROTECCI\u00d3N<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los registros digitales se protegen al estar en una plataforma que necesita de claves de acceso para tener acceso a los registros.<\/li>\n\n\n\n<li>Clave usuaria: Son definidas por cada uno de ellos, solo el Representante de la Gerencia puede resetearlas en caso de ser necesario<\/li>\n\n\n\n<li>Los registros digitales ser\u00e1n respaldados en Nube DRIVE, PENDRIVE, DISCO DURO u otro medio extra\u00edble por lo menos una vez al a\u00f1o por el Representante de la Gerencia<\/li>\n\n\n\n<li>Los registros provenientes de la ejecuci\u00f3n de Actividades de Capacitaci\u00f3n se almacenaran en la plataforma del Libro de Clases Electr\u00f3nico que el SENCE disponga para ello.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>RECUPERACION<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los registros se recuperaran (acceder\u00e1n) seg\u00fan su identificaci\u00f3n y naturaleza, por su nombre, RUT, fecha, c\u00f3digo SENCE dependiendo de cada registro.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>RETENCI\u00d3N<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los registros asociados al Manual de Calidad se mantendr\u00e1n por lo menos tres a\u00f1os<\/li>\n\n\n\n<li>Los registros asociados al personal y a la constituci\u00f3n legal de del OTEC se mantendr\u00e1n indefinidamente.<\/li>\n\n\n\n<li>Los registros f\u00edsicos provenientes de la ejecuci\u00f3n de Actividades de Capacitaci\u00f3n se mantendr\u00e1n por lo menos por tres a\u00f1os<\/li>\n\n\n\n<li>Los registros asociados al Relatores como contratos y anexos son almacenados por lo menos tres a\u00f1os<\/li>\n\n\n\n<li>Los registros asociados a la relaci\u00f3n con proveedores son almacenados por lo menos tres a\u00f1os.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>ELIMINACI\u00d3N<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Los registros una vez cumplidos su periodo de retenci\u00f3n pueden ser eliminados tanto f\u00edsica como electr\u00f3nicamente.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-column has-accent-background-color has-background is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\">\n<p><strong>SALIDAS DEL PROCESO<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Registros controlados del sistema de gesti\u00f3n de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-media-text alignwide is-stacked-on-mobile\" style=\"grid-template-columns:15% auto\"><figure class=\"wp-block-media-text__media\"><img decoding=\"async\" loading=\"lazy\" width=\"300\" height=\"206\" src=\"https:\/\/otec.top\/impulsafuturo\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Ver-Carpeta.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-451 size-full\"\/><\/figure><div class=\"wp-block-media-text__content\">\n<p><strong><a href=\"https:\/\/drive.google.com\/open?id=13kBrjTvkrS6_7lIZ79F49cwk8z3Z6f7I&amp;authuser=rodrigo%40ugartediaz.cl&amp;usp=drive_fs\">Ver documentos<\/a><\/strong><\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<p><strong>IV.- Control de modificaciones<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Versi\u00f3n: 1<\/p>\n\n\n\n<p>Fecha:00\/00\/2023<\/p>\n\n\n\n<p>Modificaci\u00f3n: Emisi\u00f3n del Documento<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>I.- Objetivo Establecer un mecanismo para controlar los registros del Sistema de Gesti\u00f3n de la calidad de la organizaci\u00f3n. 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